El auténtico valor de una migración efectiva a la nube

Muchas empresas hablan sobre el resultado final del cloud computing y se centran en reducir los gastos gracias a la agilidad y la eficiencia, pero el auténtico valor de la nube es muy superior. Esta tecnología no solo permite a las empresas sustituir grandes desembolsos por suscripciones mensuales más asequibles, sino que hace que las herramientas esenciales sean accesibles para todos.

Los equipos son más ágiles, los trabajadores son más productivos, la colaboración cuenta con un mayor respaldo y las empresas pueden responder mejor a los cambios en su industria. Cuando se considera la nube a mayor escala, resulta evidente que el cambio a plataformas y aplicaciones basadas en la nube tiene efectos positivos que van mucho más allá de las marcas individuales. El efecto a nivel macroeconómico es enorme y la contribución comercial de la industria ha reforzado la economía global.

Cómo la nube hace avanzar a los diferentes sectores

Se prevé que el mercado mundial del cloud computing alcance los 295 000 millones de dólares en 2021, un crecimiento del 12,5 % respecto a 2019 (a pesar de las alteraciones producidas por la COVID-19). Y aunque el SaaS (Software-as-a-Service) está a la cabeza, el IaaS (Infrastructure-as-a-Service) experimentará su mayor crecimiento este año debido a la consolidación de los data centres y alterará la forma en que las empresas migran sus cargas de trabajo a la nube.

Además, se prevé que para el año 2022 se verán afectados más de 3,9 billones de dólares en gastos en tecnología de la información por la adopción de la nube. Una de las áreas de mayor crecimiento en los últimos años han sido los CRM y ya hemos alcanzado el punto de inflexión en el que ahora hay más CRM en la nube que alojados localmente.

Hace una década, la situación era muy distinta para las empresas que vivían a la sombra de los líderes del sector. Las empresas más pequeñas no podían permitirse el mismo grado de licenciamiento de software que su competencia más grande y establecida. Con un mayor acceso a las aplicaciones empresariales críticas y la infraestructura de TI, así como formas flexibles de adquirirlas, los diversos sectores están experimentando un crecimiento y un cambio en la filosofía corporativa. Desde la alineación de departamentos mediante una mejor comunicación hasta lograr un mayor nivel de transparencia y respaldar a los trabajadores remotos, el cloud computing abre un sinfín de oportunidades.

Esto nos lleva a abordar las microganancias de valor que se pueden obtener de la migración a la nube. Sin embargo, para medir el éxito es esencial comprender el verdadero propósito de la nube en la empresa, no solo las ganancias monetarias.

El propósito principal de la nube en tu empresa

La palabra «eficiencia» es importante, ya que a menudo se cita como el propósito principal. Sin embargo, eso no significa que aumente por arte de magia tu resultado final. Si bien las operaciones eficientes tienen un coste menor, el valor real es el ahorro de tiempo, la posibilidad de operar desde cualquier parte del mundo, el aumento de la productividad y la capacidad de responder a las tendencias y necesidades cambiantes.

La razón por la que las empresas no siempre ven un ahorro de costes inmediato y directo es porque las eficiencias logradas gracias a la nube son a largo plazo. En el día a día, los empleados pueden ahorrar tiempo al buscar documentos, o tener que participar en comunicaciones ineficaces o lidiar con actualizaciones de software poco fiables. Con el tiempo, los empleadores pueden optimizar la asignación de recursos y los trabajadores obtendrán una mayor satisfacción en el trabajo, lo que mejorará la retención del personal y reducirá al mínimo los costes asociados a la contratación.

Donde las empresas se equivocan respecto a la nube es en no entender lo que están tratando de lograr y, sencillamente, se ven arrastradas a proyectos narcisistas. En última instancia, esto lleva a elegir el proveedor incorrecto y a seleccionar servicios que no se alinean con los objetivos de la empresa.

Este es un problema frecuente cuando hay muchas partes interesadas involucradas, cada una con una visión diferente de lo que es mejor. Los responsables de TI deben desempeñar un papel clave en la dirección del proyecto y garantizar que se mantenga el rumbo. Esto puede significar dirigirse a múltiples inversores, directores y miembros de la junta directiva. Si el proveedor de la nube, el socio de conectividad y los servicios y productos adoptados no resuelven los problemas existentes, entonces tu iniciativa de migración simplemente no proporcionará la eficiencia o el ahorro de costes deseado.

¿Cuál es el papel de los responsables de TI en la migración a la nube?

Como se ha expuesto, uno de los mayores errores que pueden cometer las empresas es no tener una estrategia bien definida, y los responsables de TI son una parte importante para asegurarse de que haya un objetivo claro.

Es fundamental que los responsables de alto nivel en TI tengan las herramientas para respaldar el crecimiento de la nube dentro de su organización: la responsabilidad es clave. Alguien tiene que liderar los proyectos de migración, ser una persona clave en la toma de decisiones a la vez que hace malabarismos con lo que desean las partes interesadas, y actuar como el experto interno en todo lo relacionado con la nube.

Una parte significativa de todo esto es brindar un argumento comercial sólido a los altos dirigentes. La aceptación de las partes interesadas es crucial para el éxito, por lo que el argumento comercial debe ser realista y analizarse a fondo para asegurar que satisfaga las expectativas, logre su propósito y se mantenga dentro del presupuesto. Para los CIO, un gran proyecto de migración es un momento decisivo en su carrera. Si fracasan o no cumplen con lo prometido en el argumento comercial inicial, perderán confianza, credibilidad y, tal vez, incluso su trabajo.

Crear tu equipo para la nube
Toda organización con presencia en la nube debería tener un centro de excelencia de la nube (CCoE). Este término, acuñado por Stephen Orban en 2016, describe a un equipo de personas responsable del desarrollo de un marco de operaciones en la nube. Una de las funciones fundamentales del CCoE es dirigir la infraestructura de TI y describir las mejores prácticas para los diferentes departamentos implicados.

En cierto modo, el centro de excelencia de la nube es similar a DevOps, al ayudar a la empresa a adoptar un enfoque conjunto para mejorar la colaboración y la comunicación, pero también se centra en la gestión del cambio. Esta gestión del cambio debe considerarse en cada etapa, ya que aclara todos los pasos que una organización debe seguir al cambiar desde su infraestructura existente. Ayuda con los problemas relacionados con la seguridad, el cumplimiento, la conectividad, la eficiencia y la incorporación de trabajadores en todos los niveles.

El 66 % de las empresas ya cuenta con un equipo central para la nube, mientras que el 21% planea adquirir uno en un futuro próximo. Además, estos departamentos centrales de TI ayudan a optimizar o mejorar lo siguiente:

  • Reducir los costes de la nube.
  • Averiguar qué aplicaciones deberían ejecutarse y en qué nube.
  • Establecer políticas para el uso de la nube.

Optimizar el rendimiento de las aplicaciones.

¿Qué funciones principales o sistemas has migrado a la nube?
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Los encuestados también demostraron su confianza en el traslado de aplicaciones críticas a la nube, con un 44 % de partidarios por completo de ella y un 52 % con una confianza moderada en la migración.

Cómo gestionar una migración a la nube sin contratiempos

El viaje de migración a la nube es complejo y, por lo tanto, debe planificarse con una dirección clara en mente. A lo largo de las diferentes etapas, la conectividad juega un papel primordial para garantizar que tu programa tenga éxito.

De hecho, el 88 % de los principales responsables de TI en nuestra encuesta afirmaron que tenían conectividad dedicada a la nube para mejorar el rendimiento de los servicios migrados.

A la hora de seleccionar un socio de conectividad, hay cinco aspectos clave que conviene tener en cuenta:

  • ¿Cuál es la profundidad de la red?
  • ¿Cuál es la amplitud de la red?
  • ¿Cómo de flexible es?
  • ¿Es segura y resiliente?
  • ¿Es adecuada para ti (y no solo para tu socio en la nube)?

Además de revisar la conectividad, también es importante tener trazadas las fases de implementación. El viaje debería tener un aspecto parecido a este:

Iniciación e investigación
Durante esta etapa, tendrás que comunicarte con las partes interesadas y participar con los departamentos que puedan estar implicados. La fase de investigación debe centrarse en los objetivos comerciales y profundizar en tus procesos comerciales para encontrar áreas de mejora. También es el momento en que se escriben y actualizan las descripciones de los puestos de trabajo para que los trabajadores conozcan sus responsabilidades en caso de que un proyecto siga adelante.

Evaluación
Esta parte requiere una revisión profunda de tu empresa para entender si está lista para la migración. Tendrás que considerar la viabilidad técnica, las opciones de financiación, la construcción de un argumento comercial y cualquier repercusión a nivel operativo. No basta con observar el entorno actual, sino que también hay que pensar en el futuro, en cómo harás crecer tu red, cómo te expandirás de acuerdo con la demanda y en la flexibilidad para acomodar el crecimiento. Todo esto es necesario para estructurar tu plan de migración.

Implementación
La etapa de implementación es la parte más crítica y compleja del proceso. Las subáreas que deberán gestionarse con cuidado son:

  • La planificación de la migración.
  • Los requisitos y diseños.
  • Las pruebas.
  • La UAT (Prueba de aceptación del usuario).
  • El cambio físico y el traspaso.

En este punto del proyecto, los responsables de TI desempeñarán un papel crítico y habrá que dotar a los equipos de las herramientas adecuadas para el trabajo colaborativo, lo que incluye el acceso remoto completo para los colaboradores externos.

Posimplementación y revisión
Después de la fase de aplicación viene un período de revisión, pruebas y vigilancia continua. Este paso no debe pasarse por alto, ya que su finalidad es ayudar a evaluar si se han cumplido los objetivos, determinar la eficacia con que se ha gestionado el plan y ayudar a aprender lecciones para el futuro. Identificar áreas para mejorar requiere adaptabilidad y que se realicen cambios para mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos no logrados.

Operación
La vigilancia no termina en la etapa de operación. La gestión y el mantenimiento de la nube es una parte clave para asegurar que todo siga funcionando sin problemas. Es por eso por lo que un equipo dedicado de CCoE resulta tan valioso para las empresas que pretenden hacer la migración.

El coste de una migración mal gestionada

Una gestión acertada es clave si quieres ver su auténtico valor. La otra cara de la moneda es que, si las iniciativas de migración se gestionan mal, también pueden convertirse en una carga financiera.

Hay varios retos en materia de migración que pueden presentarse a lo largo de un proyecto. Algunos de los principales problemas según nuestra encuesta incluyen las preocupaciones sobre la seguridad (59 %), tener una conectividad fiable (48 %) y los problemas con el tiempo de inactividad del sistema (43 %). Otras preocupaciones incluyen la supervisión eficaz de las aplicaciones, la búsqueda de formas de gestionar más de una nube y la recuperación en caso de desastres.

Para minimizar los retrasos, es fundamental trabajar en estrecha colaboración con los proveedores, comprender los retos a los que te puedes enfrentar y buscar formas de mitigarlos desde el principio. Durante la fase de evaluación tendrás que acordar lo que tu empresa necesita en este momento e identificar lo que necesitará en el futuro: considera los retos en ambas situaciones y, si fuera necesario, incorpora la flexibilidad que necesitarás para afrontar los posibles retos.

¿Qué desafíos de la migración en la nube has experimentado?
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Los retrasos en los proyectos también pueden resultar sumamente caros y pueden hacer que los equipos pierdan fuerza. Uno de los mayores culpables de los retrasos es la mala comunicación. Por eso es importante fomentar un cambio de mentalidad a la hora de adoptar nuevas tecnologías. Las empresas deben operar de manera colaborativa, apartarse de los silos tradicionales y erradicar el «conocimiento tribal».

Nuestra encuesta muestra que casi la mitad (42 %) de los responsables de TI cree que la comunicación ineficaz ha sido una causa de retraso a la hora de pasar a la nube. Además, los datos también revelan que los retrasos pueden provocar enormes pérdidas, ya que el 59 % de las empresas declara costes de entre 20 000 y más de 500 000 libras esterlinas por mes de retraso.

¿Cuál es el coste de un retraso de un mes en un proyecto de migración a la nube?

Si bien los plazos dependen de varios factores, la mayoría de los proyectos toman entre tres meses y un año. Una cuarta parte de los encuestados señaló proyectos de seis meses o menos, un pequeño porcentaje (10 %) indicó proyectos de mayor duración (12 a 24 meses), mientras que solo un número muy reducido declaró haber realizado proyectos de tres años o más.

¿Cuál es la duración típica de un proyecto de migración a la nube, según tu experiencia?

Si se considera el tiempo que se necesita para poner en marcha con éxito un proyecto de migración a la nube, resulta evidente que una buena planificación y el acceso a los recursos son esenciales.

¿Qué pasos deberías tomar para liberar el auténtico valor de la nube?

El auténtico valor y los beneficios de la nube son evidentes para las empresas que comprenden plenamente su propósito en su negocio y tienen objetivos bien definidos que cumplir. Sin embargo, la nube no es para todo el mundo y hay consecuencias si se gestiona mal. Son muchos los aspectos que conviene tener en cuenta a la hora de considerar la migración de aplicaciones y servicios a la nube para tu empresa. Además, conviene tener en cuenta que algunos de los beneficios no se verán a corto plazo.

El primer paso para descubrir el auténtico valor de la nube para tu empresa es entender en primer lugar por qué la vas a utilizar. La eficiencia es clave, al igual que la reducción de costes, pero vale la pena fijarse en lo que la nube respaldará y mejorará en tu empresa, cómo puede adaptarse a las necesidades cambiantes y al crecimiento, y establecer un objetivo claro que quieras cumplir.

En segundo lugar, el compromiso y la responsabilidad de los encargados ayudarán a respaldar con éxito el objetivo de la nube y a apoyar el crecimiento de la nube en tu organización. Los responsables ayudarán con los programas de adopción de cambios y apoyarán la transformación de mentalidad que vendrá con el cambio a la nube.

Asimismo, es importante crear un equipo de centro de excelencia de la nube para desarrollar tu marco de operaciones en la nube. Este equipo estará formado por tus expertos internos que ayudarán a supervisar la migración a la nube desde la fase de evaluación, pasando por la implementación, hasta la posimplementación y la revisión.

Finalmente, los métodos de comunicación deben ser una prioridad, ya que la colaboración es imprescindible en el cloud computing. Si puedes propiciar una conversación abierta y transparente, así como interacciones fluidas y sin estrés, a la vez que mantienes la moral y la dinámica, podrás maximizar tus posibilidades de éxito, lo que te permitirá incrementar los beneficios y asimilar el valor real de la nube.