Código de conducta empresarial de Colt
Nuestro comportamiento empresarial
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Introducción
Antisoborno
Lucha contra el Fraude
Invitaciones y Regalos
Conflictos de Interés
Competencia Leal
Confidencialidad
Uso adecuado
Protección de Datos
Medioambiental
Relaciones
Integridad de las transacciones
Fondos Encubiertos
Empleados
Proveedores
Actúan en nombre de Colt
Pagos Políticos
Comportamientos Prohibidos
Aplicación y Cumplimiento
Introducción:
Haciendo lo correcto
Colt disfruta de una excelente reputación ante sus clientes, empleados, accionistas y socios comerciales y es responsabilidad de cada uno de nosotros mantener y mejorar su buen nombre y el presente Código de Conducta Empresarial nos ayuda a comprender nuestro papel a la hora de seguir los elevados estándares de conducta con los que Colt está comprometido. Su cumplimiento es fundamental para nuestro éxito: en Colt, es primordial hacer lo correcto.
1. Resumen
Colt se compromete a respetar los más altos estándares legales y éticos posibles. La política no se limita meramente a cumplir con la legalidad, sino que trata de inculcar y mantener una auténtica cultura de cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás normativa aplicable en todos los lugares donde desarrolla su actividad.
Todos los empleados y personas que actúan en nombre de Colt son responsables de observar y respetar las leyes, reglamentos y demás normativa aplicable, sanciones, así como, los estándares de conducta y cortesía empresariales comúnmente aceptados. Es importante garantizar que nuestras conductas constituyan el mejor ejemplo posible y evitar cualquier acción que pudiera implicar algún tipo de incumplimiento no intencionado. Todos los empleados y las personas que actúen en nombre de Colt deben actuar demostrando altos estándares de conducta personal y profesional en su trato con los clientes, proveedores, autoridades y otros terceros, incluyendo la honestidad, la integridad, la responsabilidad personal y la profesionalidad.
Queda prohibida cualquier conducta que dañe la reputación de Colt. Colt se reserva el derecho de tomar cualquier acción que se considere apropiada en las siguientes situaciones:
- Comportamiento o acciones del empleado fuera de las horas de trabajo o fuera de los establecimientos de Colt que puedan conllevar un descrédito grave o dañar materialmente los intereses de Colt.
- Comportamiento o acciones que puedan crear un ambiente hostil o intimidante tanto durante las horas de trabajo, como cuando se está trabajando fuera de las oficinas o establecimientos de Colt.
- Conducta que pueda tener un efecto adverso en la capacidad de una persona para desempeñar con eficacia sus funciones de trabajo.
- Cuando concurran actuaciones delictivas (por ejemplo, el uso de drogas ilegales). Colt tiene un enfoque de tolerancia cero contra el consumo de drogas ilegales.
2. Antisoborno - Prohibición de comisiones ilícitas, sobornos y compensaciones
Todos los empleados de Colt deben cumplir con la legislación antisoborno y evitar toda forma de corrupción. Cuando el estándar de Colt sea más estricto que la legislación local, siempre se aplicará el estándar de Colt.
Los empleados no deben ofrecer ni aceptar directa o indirectamente sobornos o pagos en efectivo o cualquier otra cosa de valor para asegurar una ventaja o beneficio inapropiado, como por ejemplo, ganar pedidos, obtener información privilegiada para acelerar o influir de algún modo en la obtención de un permiso oficial (p.ej. licencia de obras) o influir en licitaciones.
«Cualquier cosa de valor» puede ser cualquier objeto, favor, servicio, dinero en efectivo o su equivalente, entretenimiento, regalo, bien o cualquier otra cosa. No importa que un pago prohibido pueda ser exigido por un funcionario público, el pago prohibido no debe realizarse.
A continuación se presentan algunos ejemplos (a título enunciativo, no exhaustivo) de los escenarios de riesgo de soborno con los que podría encontrarse un empleado de Colt:
- Una solicitud de financiación a un partido político o a una organización benéfica de un funcionario público o socio comercial (ofreciendo indirectamente el equivalente en metálico)
- Una oferta de empleo o una pasantía a un pariente de un funcionario público o un socio comercial (ofreciendo indirectamente algo de valor).
- Una invitación a un viaje con todos los gastos pagados o a un gran evento deportivo (aceptando directamente regalos o invitaciones).
- Actividades de entretenimiento durante las negociaciones del contrato, incluso si el coste involucrado está dentro del presupuesto (aceptando directamente actividades de entretenimiento).
- Actividades promovidas por terceros que actúen como intermediarios, incluidas las solicitudes de pago anticipado sin justificación y factura (oferta indirecta).
Los empleados, agentes, proveedores y otros intermediarios de Colt tienen estrictamente prohibido realizar pagos de facilitación (es decir, pagos que aceleran un resultado, más que influir en el mismo, , por ejemplo, para la liberación de mercancías de las aduanas, la expedición de permisos de planificación o autorizaciones reglamentarias). Colt nunca solicita pagos por adelantado con el único fin de acelerar la prestación o entrega de servicios.
Cualquier incumplimiento real o sospecha de incumplimiento por parte de empleados, proveedores, agentes o cualquier persona que afirme actuar en nombre de Colt debe comunicarse inmediatamente: cómo reportar. No informar constituye una infracción del presente Código de Conducta Empresarial y puede dar lugar a procedimientos disciplinarios.
3. Lucha contra el Fraude, la Evasión Fiscal y Blanqueo de Dinero
Cualquier participación con terceras partes involucradas en actividades fraudulentas, la evasión de impuestos o el blanqueo de dinero está estrictamente prohibida.
- El fraude es un engaño delictivo o el uso de una representación falsa para obtener una ventaja injusta (por ejemplo: la falsificación de los bienes o servicios recibidos en una factura de un proveedor).
- El blanqueo de dinero es el proceso de tomar el producto de una actividad delictiva y hacer que parezca legal.
- La evasión fiscal es el uso de métodos ilegales para pagar menos impuestos o ningún impuesto en absoluto.
Es nuestra obligación asegurarnos que Colt cumple con los procesos, procedimientos, sistemas y controles exigidos por la normativa europea y local relacionada con la prevención del fraude, la evasión fiscal y el blanqueo de dinero. Cualquier sospecha de actividad fraudulenta, de evasión fiscal o de blanqueo de dinero, ya sea por un empleado de Colt o por un tercero, debe ser reportado inmediatamente: cómo reportar.
4. Invitaciones y Regalos
Colt no evita que los empleados reciban o realicen regalos que tengan un valor modesto o pequeño o invitaciones dentro del ámbito empresarial que sean razonables (por ejemplo, cenas o asistencias a eventos sociales), siempre que se respeten las siguientes directrices:
- No debe aceptarse ninguna forma de invitación, regalo o servicio, directa o indirectamente, que pueda inducir al donante a creer que va a recibir algún beneficio de alguna forma.
- No debe ofrecerse ninguna forma de invitación, regalo o servicio, directa o indirectamente, que invite al receptor a creer que Colt se va a beneficiar de alguna forma.
- Quedan estrictamente prohibidos los regalos y actividades de ocio inapropiados (es decir, contenido restringido para adultos, visitas a casinos, etc.)
- Los regalos o invitaciones exclusivos, inusuales, frecuentes o lujosos pueden plantear la duda sobre si son apropiados o no. Ejemplo: Entradas para asistir a las finales o semifinales de acontecimientos deportivos de gran prestigio.
Invitaciones
Las invitaciones no deben superar los siguientes importes en euros (o su equivalente en moneda local):
| Hong Kong, South Korea, Japan, USA | €150 | €0 |
| India | €50 | €0 |
| All other Colt countries | €150 | €50 |
Cualquier invitación que supere estos umbrales requiere la aprobación previa del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS: cómo reportar.
Las invitaciones que no superen estos umbrales requieren la aprobación previa del jefe/propietario del centro de costes u otra persona designada para su aprobación de acuerdo con la Matriz de Autoridades de Colt.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- No debe ofrecer ni aceptar invitaciones mientras se estén llevando a cabo negociaciones contractuales.
- Los refrigerios ligeros, como té, café o un tentempié ligero, durante reuniones de negocios con terceros del sector público o privado no se consideran atenciones sociales y no requieren aprobación en virtud de esta política.
- La persona que ofrezca la invitación debe asistir al acto con el destinatario y el objetivo principal de su asistencia debe ser hablar de negocios o entablar una relación comercial.
- Si da o acepta una invitación, aunque no se asista al evento, dicha transacción se considera un regalo y está sujeta a los umbrales de regalo que se indican a continuación.
- La reventa de entradas está expresamente prohibida.
- Es poco probable que el Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS aprueben previamente eventos deportivos de gran prestigio y de valor excesivo.
- La siguiente regla de sucesión cercana se aplica a las invitaciones.
Regalos
Los regalos no deben superar los siguientes importes en euros (o su equivalente en moneda local):
| Hong Kong, South Korea, USA | €150 | €0 |
| Japan | €150, or for gifts of flowers to corporations (not individuals) to celebrate significant events: €450 | €0 |
| India | €50 | €0 |
| All other Colt countries | €150 | €50 |
Cualquier regalo que supere estos umbrales requiere la aprobación previa del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS: cómo reportar.
Los regalos que superen estos umbrales requieren la aprobación previa del jefe/propietario del centro de costes u otra persona de aprobación designada conforme a la Matriz de Autoridades de Colt.
Independientemente de su valor, no debe participar en ninguna de las siguientes actividades relacionadas con su condición de empleado de Colt:
- Ofrecer o aceptar regalos mientras se estén llevando a cabo negociaciones contractuales.
- Dar o recibir dinero en efectivo, regalos equivalentes a dinero en efectivo (por ejemplo, vales), cheques u otros fondos negociables.
- Solicitar cualquier regalo, favor u otra forma de trato preferente.
- Pedir prestado o prestar dinero (salvo a una entidad que se dedique a prestar, en las condiciones normales generalmente disponibles).
A la hora de decidir si dar o recibir un regalo, considere si la revelación de todos los detalles del regalo dañaría de algún modo la integridad o reputación de Colt. Tenga en cuenta que la norma de sucesión cercana se aplica a los regalos.
Sucesión cercana
Si el mismo cliente/proveedor da o recibe invitaciones o regalos muy seguidos (en un plazo de tres meses), el Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS examinarán el valor conjunto dado o recibido en el período de tres meses. Las solicitudes de aprobación pueden denegarse como resultado de que el valor combinado supere los umbrales.
Cualquier duda sobre el valor, la aprobación previa o la permisibilidad de regalos o invitaciones debe comunicarse a Colt: cómo reportar.
5. Conflictos de Interés
Colt espera que todos sus empleados muestren un gran nivel de fidelidad con la Empresa, y a su vez, Colt se muestra fiel con sus empleados, y les ofrece su apoyo en todo momento. Los empleados no deben participar en actividades empresariales que entren en conflicto, o pudieran considerarse razonablemente en conflicto, con los intereses de la Empresa. Podría originarse un conflicto de interés si un empleado se viera influido por la perspectiva de obtener ganancias o beneficios personales o para un miembro de su familia. En caso de que surja o parezca surgir un conflicto de intereses, a pesar de los esfuerzos realizados para evitarlo, es obligatorio que el conflicto se comunique inmediatamente a su superior y al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS.
Para facilitar el proceso de comunicación, le rogamos que consulte la declaración en el siguiente enlace: Conflicts of Interest_ Employee Declaration Form.pdf. Rellene la declaración y envíela por correo electrónico a su superior y al departamento local de RR. HH.
Los conflictos de interés pueden ser de diversa naturaleza. A continuación se ofrecen ejemplos de conflictos de interés que deberán evitarse:
Un segundo empleo
Un empleado de Colt que desee también trabajar como empleado o consultor de otro negocio debe solicitar permiso previo de RRHH y de su supervisor, con la presentación de la declaración a la que se accede aquí, para asegurarse de que no incurre en un conflicto de interés y que no perjudica su capacidad para cumplir con su función en Colt. Si se genera un conflicto de interés o un riesgo de que no pueda cumplir con su función en Colt, entonces, el empleado no puede aceptar esa posición externa a Colt. Cualquier cuestión en relación con la posibilidad de tener un segundo empleo o con la tenencia de un segundo empleo debe ser sometida a la consideración de RRHH.
Relaciones de Propiedad o Colaboración en otros negocios
Un empleado que gestiona o desee comenzar cualquier relación de propiedad o colaboración en otros negocios debe solicitar permiso previo de RRHH y de su superior, con la presentación de la declaración a la que se accede aquí. Las relaciones de propiedad o colaboración en otros negocios no deben interferir o generar un conflicto con las responsabilidades de los empleados de Colt. Sin embargo, si se genera un conflicto de interés, el empleado deberá informar a RRHH y a su superior.
Relaciones de dirección externas
Un empleado que tiene o quiere tener un cargo directivo externo debe solicitar permiso previo de RRHH y de su supervisor, con la presentación de la declaración a la que se accede aquí, para asegurarse que no se produce ningún conflicto de interés y, que dicho cargo directivo no interfiere con sus obligaciones como empleado de Colt. En caso de que surja un conflicto, el empleado deberá informar a RRHH y renunciar inmediatamente o no aceptar esa posición externa. Cualquier empleado sujeto a una comprobación de antecedentes avanzada se someterá automáticamente a una comprobación de cargos directivos, que pondrá de manifiesto cualquier cargo directivo en curso.
6. Competencia Leal
Colt defiende una competencia intensa pero leal y apoya el desarrollo de las leyes en materia de competencia pertinentes.
Muchos países prohíben la colaboración con la competencia o con representantes de la competencia y otras actividades que limiten la libre competencia. Participar en estas actividades puede dar lugar a sanciones penales tanto para Usted como para Colt. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de conductas prohibidas:
- Cualquier discusión con la competencia sobre el establecimiento de términos de venta (por ejemplo, descuentos, precios, condiciones de crédito, etc.), el establecimiento de niveles de producción, el reparto de clientes o territorios o el boicot a cualquier cliente.
- Cualquier discusión o intento de influir sobre los clientes en relación a sus precios de reventa.
Las leyes de competencia pueden ser incumplidas en conversaciones o con comportamientos que puede parecer inofensivos, por ejemplo, si la conducta o declaración prohibida:
- Tuvo lugar en un evento social. Recuerde que es irrelevante que dicha declaración no se llevara a cabo en una reunión de negocios o en una cita formal.
- Se hizo en forma de broma o comentario casual.
- Fuera hecha por un empleado joven. Recuerde que es irrelevante la antigüedad de la persona que haga la declaración.
Si Usted es el destinatario de un comunicado por el que se sugiere su colaboración o connivencia y permanece en silencio o no toma ninguna acción explícita para distanciar a Colt o a Usted mismo de cualquier sugerencia de colaboración o connivencia hecha por un tercero, esto podría implicar su consentimiento con dicho comunicado y, por tanto, tanto Usted mismo como Colt quedarían expuestos al incumplimiento de la normativa sobre competencia o a cualquier otra infracción/sanción penal.
Si Usted sospecha que un empleado de Colt ha hecho una declaración sugiriendo colaboración o connivencia, o si un empleado o representante de un competidor hace dicha sugerencia a Usted o a otro empleado de Colt, el asunto debe ser inmediatamente comunicado al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo reportar.
7. Confidencialidad
Como parte de su trabajo, es posible que tenga acceso a información confidencial que no podrá compartir con personas ajenas a Colt o usar para beneficio personal.
Usted no puede negociar ningún tema en base a la información interna que ha recibido.
Por información confidencial se entiende información relativa a los clientes, información de proveedores, conocimiento de planes o proyectos comerciales, programas de venta o marketing, listas de clientes, acciones o estrategias judiciales o reguladoras importantes, nuevos productos o cambios en los precios, cambios en la directiva, desinversiones o fusiones y adquisiciones.
8. Uso adecuado de los recursos electrónicos o de otra naturaleza de la Empresa
Se espera que los empleados usen todos los recursos de Colt de manera responsable.
Aunque se permite el uso personal de estos activos de manera ocasional o esporádica siempre que no interfiera con las actividades comerciales de Colt, el uso incorrecto o el malgasto de estos bienes queda prohibida y podría considerarse un acto delictivo. Todos los recursos electrónicos de la Empresa son activos propiedad de Colt.
- Debe proteger sus contraseñas personales, y no acceder a cualquier otra información/archivos usando la identidad de otra persona.
- No se permite la modificación de los archivos o el software a menos que se cuente con la debida autorización y siempre debe usar software obtenido de proveedores de Colt autorizados.
- Instale solamente software si tiene permiso para ello.
- No se deben usar los recursos de Colt para acceder a páginas web no apropiadas, incluidas aquellas con contenido pornográfico, no ético, terrorista o de naturaleza delictiva o para realizar actividades inadecuadas que contravengan los valores de Colt.
- Usted debe realizar todo esfuerzo posible para evitar abrir el correo spam.
En la mayoría de países las directrices anteriores complementan otras guías sobre el uso de recursos electrónicos o de otra naturaleza de la Empresa.
Puede encontrar más información sobre la Gestión del Riesgo o Risk Management en la intranet.
9. Protección de Datos
El RGPD, las Directivas de la UE y las leyes nacionales regulan la protección, transferencia, acceso y almacenamiento de la información personal de clientes, empleados, contactos y otros individuos.
Para garantizar el cumplimiento de estas disposiciones, deberá familiarizarse y cumplir las políticas y los procedimientos de Colt en materia de protección de datos y cumplimiento. Los empleados de Colt deben estar al tanto de estas políticas y otras políticas y procedimientos que puedan afectarle, según cual sea su puesto de trabajo. Colt únicamente podrá tratar sus datos personales para los fines permitidos por la normativa aplicable. El tratamiento de los datos personales por Colt para los fines antes descritos se basa en su consentimiento explícito o en la necesidad del tratamiento basado en nuestros legítimos intereses, según el artículo 9.2. (a) y (f) del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016 («RGPD»).
Normas Corporativas Vinculantes o «Binding Corporate Rules» o «BCRs»
Las Normas Corporativas Vinculantes («BCRs» en sus siglas en inglés) son una certificación otorgada por el Comité Europeo de Protección de Datos («EDPB» en sus siglas en inglés) que demuestra que el programa de Protección de Datos Personales de Colt cumple con el Reglamento General de Protección de Datos («RGPD») en todo el mundo. Las BCRs permiten la transferencia segura de datos personales fuera de la UE. Esta certificación está reconocida a nivel mundial y debe ser aplicada por cada miembro del Grupo Colt, por lo que el cumplimiento de las BCRs por parte de todos los empleados de Colt es fundamental.
10. Sostenibilidad Medioambiental
El enfoque medioambiental de Colt se articula en nuestra Declaración de Compromiso de Sostenibilidad Medioambiental y se caracteriza por un enfoque integral en la reducción de nuestras emisiones de alcance 1, 2 y 3, la minimización de los residuos que producimos y la incorporación de prácticas de economía circular en la forma en que ofrecemos nuestros productos y servicios.
Nuestro Informe de Sostenibilidad incluye datos medioambientales sobre rendimiento sostenible, objetivos de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) e iniciativas clave que aplicamos para minimizar nuestro impacto. Todos los empleados deben realizar una formación medioambiental anual obligatoria para mejorar sus conocimientos sobre este relevante asunto y ayudar a integrar nuestra estrategia medioambiental en toda la empresa.
Colt se compromete a informar públicamente, con honestidad, sobre la información no financiera. Lo demostramos ajustando nuestros informes a las normas internacionales de información no financiera, como las normas de la Global Reporting Initiative (GRI) y las directrices aplicables en aquellas jurisdicciones en las que la información no financiera es obligatoria. Todos los informes no financieros de Colt son verificados por organismos de verificación independientes para garantizar la precisión y la alineación con las mejores prácticas ESG.
11. Relaciones con Gobiernos, Medios de Comunicación e Inversores
En caso de que los medios o los inversores le realicen preguntas remítales al Equipo de Comunicaciones Exteriores o «External Communications Team». Siempre que sea posible, por favor, contacte con un especialista en comunicación antes de acordar cualquier actividad con terceros.
Por favor, consulte la Política de Relaciones con los Medios y la de Redes Sociales en: http://connect.internal.colt.net/2017/05/find-out-social-media-policy/.
12. Integridad de las transacciones y Exactitud de los Libros y Registros
La integridad de Colt depende de efectuar únicamente transacciones comerciales legítimas y cumplir con los compromisos aprobados y debidamente documentados.
Todos los registros contables y de personal, las solicitudes de gastos de empleados, formularios de solicitud y el resto de archivos y registros corporativos deben ser precisos y reflejar con fidelidad todas las transacciones a las que se refieran. Es responsabilidad de todos los empleados de Colt asegurarse que se han obtenido las correspondientes autorizaciones para cada transacción y documentarlas y que los recibos, desembolsos y apuntes contables son precisos. Estos documentos deben incluir un texto explicativo que describa la razón y el propósito de cada transacción y deben conservarse en un lugar seguro, de acuerdo con la Política de Mantenimiento y Destrucción de Documentos. Queda prohibida la entrada de datos falsos o ficticios en los libros y registros de Colt o sus filiales o subsidiarias.
No se debe aprobar ni realizar ningún pago en nombre de ninguna entidad corporativa con el consentimiento expreso o implícito o con la intención de que parte de dicho pago se destine a fines distintos de los descritos en el documento que acompaña a dicho pago. De este modo, cualquier acuerdo de contratación de un agente de ventas, consultor comercial o promotor o el pago a un intermediario se realizará de conformidad con la documentación que refleje fielmente la auténtica naturaleza del acuerdo. Las políticas de contratación de agentes o terceros se describen con más detenimiento a continuación.
A continuación se ofrecen algunos ejemplos de transacciones que infringen el Código de Conducta Empresarial en lo que respecta a los libros y registros:
- Pagos falsificados o no incorporados a los registros contables de la Empresa.
- Reclamación de reembolso de gastos no incurridos en el desempeño de su trabajo como miembro de Colt o gastos que queden fuera de las políticas o los procedimientos de pago de gastos.
- Pagos realizados a través de facturas antedatadas o alteradas.
- Transacciones cuyas facturas no reflejen la operación de venta o el precio de venta reales.
- La creación o el mantenimiento de cuentas bancarias para Colt cuyo titular no sea la Empresa.
13. Fondos Encubiertos
Colt no creará ni conservará fondos o activos secretos o no registrados.
Los empleados que conozcan la existencia de un fondo o un activo secreto o no registrado deberán notificarlo de inmediato al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza del DCS: cómo reportar.
14. Empleados
Colt se compromete a atraer y retener a los mejores individuos en función de su capacidad y mérito, así como tratará de maximizar las oportunidades de compartir su éxito como empresa con sus empleados.
Colt está comprometida con el desarrollo de su gente y, para hacerlo posible, pone a disposición de todos sus empleados una serie de cursos de formación y oportunidades al efecto. Colt mantiene una buena comunicación con todos los empleados a través de sus sistemas de información internos y de los procesos de consulta. Colt trata de infundir una cultura de transparencia y honestidad que fomente que las personas se traten con cortesía, respeto y consideración en todo momento. El bienestar de los empleados es importante para los empleados actuales y futuros de Colt, y Colt pone a su disposición una serie de iniciativas y herramientas para proteger su bienestar mental y físico.
Colt adopta un enfoque integral de la accesibilidad, definida como la capacidad de las personas con discapacidades y dificultades para acceder a toda la información y oportunidades, así como a los espacios físicos y digitales, sin que ello requiera un tiempo o esfuerzo adicional indebido. Colt garantiza el cumplimiento de los estándares de accesibilidad y trabaja para mejorar continuamente la accesibilidad en todos sus productos y servicios.
Colt hace todo lo posible para ser un buen vecino corporativo en todas las comunidades en las que operamos y tenemos varios vínculos locales con organizaciones benéficas. Colt anima activamente a los empleados a participar en esta iniciativa y les proporciona días de voluntariado cada año, que pueden aprovechar para participar en actos benéficos o actividades de proyectos comunitarios.
Colt no tolera el acoso, el acoso laboral, ni ningún tipo de comportamiento inapropiado , ya sea físico, verbal o no verbal, cuyo propósito o efecto sea el de atentar contra la dignidad de una persona o la creación de un ambiente ofensivo, intimidatorio u hostil.. El acoso sexual o el acoso por razón de edad, discapacidad, género, estado civil, embarazo/maternidad, raza, religión u otras creencias, orientación sexual, expresión de género o identidad sexual es inaceptable. Además de ser ilegal en la mayoría de países en los que opera Colt, dicho acoso es ilegal y contrario a los valores de Colt.
Los siguientes puntos son algunos ejemplos de lo que podría ser percibido como un comportamiento inaceptable:
- contacto físico no deseado o la intrusión, el acecho o la intención de molestar, declaraciones inoportunas acerca de una persona sobre su edad, vestido, apariencia, raza o estado civil, orientación sexual o identidad sexual.
- envío de mensajes de texto o correos electrónicos o archivos adjuntos no deseados ofensivos
- informar o circular chistes inapropriados, chismes, calumnias o rumores maliciosos
- la presión indebida para participar en grupos políticos / religiosos
- hacer comentarios ofensivos, insultantes y abusivos o usar un lenguaje ofensivo
- cualquier abuso de poder incluyendo críticas injustificadas persistentes
- amenazas, violencia o actitudes agresivas, verbal o física
- retención deliberada de conocimiento o información (sin razón)
- sabotaje deliberado u obstaculización del desempeño laboral
- el establecimiento de objetivos poco realistas o plazos imposibles o constantemente menospreciar los esfuerzos (sin una buena razón)
- poner en ridículo al destinatario del trabajo, sus ideas, opiniones, su apariencia o su comportamiento
- aislamiento deliberado o arrinconamiento de individuos
- falta de cooperación para hacer que alguien se sienta cómodo
La discriminación por razón de edad, discapacidad, género, estado civil, embarazo /maternidad, raza, religión u otras creencias, orientación sexual, es inaceptable. La infracción de esta política dará lugar a acciones disciplinarias, que podrían incluir el despido si fuese necesario. Colt cuenta con un procedimiento de reclamación eficaz en todos los países en los que opera, para garantizar que todos respetan estos principios. Los casos de acoso o discriminación deberán ser notificados al Encargado de Recursos Humanos local.
Derechos Laborales
Colt se compromete a defender los derechos humanos fundamentales definidos en las ocho convenciones publicadas en 1998 por la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y exige a todos sus empleados que garanticen, a través de su comportamiento y sus responsabilidades, que la Empresa cumple con todos los Principios Fundamentales de la OIT.
Estas convenciones cubren las siguientes áreas:
- Libertad de asociación y reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.
- Eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción.
- Erradicación del trabajo infantil.
- Abolición de las prácticas de discriminación en el empleo y ocupación.
Asimismo, Colt se compromete a garantizar que tanto Colt como sus proveedores se adhieran a:
- Proporcionar un entorno de trabajo seguro para el personal y los subcontratistas
- Validar que todos los empleados y los empleados de los subcontratistas tienen el derecho legal de trabajar en el país donde se prestan los servicios
- Comprometerse a aplicar prácticas laborales justas, incluido el derecho a pertenecer a un sindicato, el pago de por lo menos el salario mínimo legal cuando éste exista y un salario digno cuando no lo haya.
- Proporcionar un mecanismo confidencial y seguro para que los empleados presenten sus quejas
Colt se compromete a garantizar que tanto sus propias actividades como las de sus proveedores prohíban el uso de esclavos, trabajo forzoso o realizado bajo coacción, y el trabajo infantil. En particular, los proveedores deberían asegurarse de que no se producen, ni en su negocio ni en su cadena de suministro, ningún tipo de esclavitud, ni tráfico de personas, y que en caso de ser requeridos para ello, bajo la norma local, como la Ley de Esclavitud Moderna en el Reino Unido, proporcionarán una declaración en dicho sentido.
Creación de un Entorno de Trabajo Seguro
Su obligación como empleado es desempeñar su trabajo de manera segura y no ocasionar daños ni a su persona ni a otros. Puede notificar cualquier situación potencialmente insegura o insana al equipo de Salud y Seguridad usando el sistema de notificación de incidentes a través del Portal de Salud y Seguridad que encontrará en la Intranet. Deberá observar todas las normativas en materia de salud, seguridad y medio ambiente. Estas reglas varían de un país a otro, por lo que deberá familiarizarse con las que estén vigentes en su región y cumplirlas.
15. Proveedores
El objetivo de Colt es establecer relaciones a largo plazo con nuestros proveedores y Colt cuenta con criterios claros y específicos para seleccionar a sus proveedores de forma inclusiva, no discriminatoria y con criterios objetivos.
Integramos criterios de sostenibilidad en el proceso de selección (a través de nuestro sistema de gestión de riesgos de proveedores (Vendor Risk Management) y nuestra puntuación de RFP), en la incorporación y en la gestión continua de nuestros proveedores. Nuestro Código de Conducta Empresarial para Proveedores y nuestra Política de Compras Sostenible establecen las normas de gobierno corporativo y los esfuerzos de sostenibilidad que esperamos de nuestros proveedores. Encontrará más información sobre sostenibilidad en el Informe de Sostenibilidad de Colt.
16. Personas que Actúan en nombre de Colt
En determinados momentos, los empleados pueden contratar a terceros para que actúen en nombre de Colt;
Dichos terceros incluyen agentes, representantes de ventas y consultores. Los empleados implicados en la contratación de terceros son responsables de asegurarse de que se han adoptados las salvaguardas necesarias para garantizar que el tercero cumplirá el Código de Conducta Empresarial y toda la legislación pertinente. Considere la posibilidad de iniciar comprobaciones de antecedentes y chequeos de solvencia de crédito cuando proceda y solicite asesoramiento al equipo de compras y al equipo jurídico. Todos los contratos con terceros deberán ser revisados y aprobados previamente por el asesor jurídico de Colt pertinente y el equipo de compras.
17. Pagos Políticos
Ninguna unidad de negocio, entidad o empleado de Colt abonará fondos de Colt u ofrecerá las instalaciones o los servicios de la empresa a partidos políticos, a un cargo político o candidato o, a una iniciativa o campaña de referéndum salvo si se cuenta con la aprobación previa por escrito del Consejo de Administración de Colt Group Holdings Limited.
18. Notificación de Comportamientos Prohibidos
No debe actuar de manera que infrinja alguna de las políticas de la Empresa, y no podrá pedir a otro empleado o persona que actúe en nombre de Colt que cometa una infracción en este sentido.
Asimismo, si tiene información o conocimiento de cualquier comportamiento o transacción prohibidos por el Código de Conducta Empresarial, deberá notificarlo inmediatamente a su jefe o superior y al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS y/o a la Línea de Ética Empresarial de Colt: cómo reportar .
En caso de no notificar una infracción de la que tenga conocimiento, podría enfrentarse a acciones disciplinarias. Todas las notificaciones deben ser veraces, precisas y deben realizarse de buena fe. Colt anima a los empleados a que planteen cualquier duda sobre posibles infracciones o infracciones reales del Código de Conducta Empresarial al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS, o a que lo comenten con sus superiores directos lo antes posible, incluso si dudan de la naturaleza de la cuestión: cómo reportar.
Ninguna persona que notifique su sospechas de que se está cometiendo una infracción sufrirá represalia alguna por su notificación de buena fe. Todos las notificaciones se mantendrán, en la medida de lo posible, en la más estricta confidencialidad. La identidad del informador y de las terceras partes implicadas en la notificación realizada será mantenida en la más estricta confidencialidad por parte del Comité de Ética, el Comité de Gobernanza de DCS y los investigadores pertinentes,, de forma que solo podrán conocerla el grupo limitado de personas que así lo necesite. La única excepción a la estricta confidencialidad se da cuando su divulgación es necesaria y resulta adecuada para un procedimiento judicial o una investigación por parte de las autoridades competentes.
19. Disciplina
Las infracciones de las políticas descritas en el Código de Conducta Empresarial o de cualquier otra política de Colt podrán desencadenar acciones disciplinarias.
Dependiendo de las circunstancias, como la naturaleza y gravedad de la infracción, las acciones disciplinarias podrían incluir el despido.
20. Aplicación y Cumplimiento
Se exige a todos los empleados que confirmen que han leído y aceptado este Código de Conducta Empresarial. Este Código está sujeto a las legislaciones o normativas locales y en ningún caso las sustituye. Es su responsabilidad estar al tanto de y entender las disposiciones del presente Código de Conducta.
La persona de Recursos Humanos responsable de proporcionarle su documentación laboral deberá facilitarle, además, el presente Código de Conducta Empresarial para su firma como parte del proceso de incorporación. Usted será requerido que reconozca que ha leído, entendido y está de acuerdo con el Código de Conducta y que como condición para obtener su empleo, usted está sujeto al Código. El desconocimiento del Código de Conducta o su falta de aceptación no afectará a la aplicabilidad del Código o cualquiera de sus disposiciones.
Si tiene alguna duda sobre la interpretación del código o su aplicabilidad, póngase en contacto con el Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo reportar. Su consulta puede versar sobre actuales o posibles sospechas de infracciones del Código de Conducta Empresarial o sobre cualquier duda o excepción al mismo.
El Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS es responsable de supervisar y administrar el Código y cualquier denuncia presentada por infracciones reales o presuntas del Código. Cuando resulte necesario, el Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS consultarán con otros miembros de la Dirección y emitirá informes trimestrales al Comité de Auditoría del Consejo de Administración de Colt Group Holding Limited.
El Presidente del Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS notificará al Presidente del Comité de Auditoría y al Presidente del Consejo de Administración de las siguientes presuntas violaciones del Código de Conducta lo antes posible:
- Incidentes que presentan riesgos de reputación, legales, de cumplimiento o regulatorios para Colt.
- Incidentes que pueden constituir una falta grave de conducta que permita el despido disciplinario, como robo o violencia.
- Cualquier asunto que pueda tener un impacto considerable en los estados financieros.
- Cualquier actividad criminal.
- Cualquier denuncia contra un miembro del equipo directivo.
- Cualquier alegación o incidente serio similar.
Puede contactar con los miembros del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS por correo electrónico, teléfono o por escrito a través de los datos de contacto que aparecen al final de este documento. Los informadores también pueden solicitar reuniones locales en persona para plantear una infracción del Código. Se anima a los empleados y las personas que actúen en nombre de Colt a que se pongan en contacto con el Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS cuando lo consideren necesario. La Línea de Ética Empresarial de Colt ha sido creada como un sistema alternativo de notificación confidencial a disposición de todos los empleados y terceros.
21. Cómo reportar
Contactar con el Comité de Ética
Puede ponerse en contacto con el Comité de Ética a través de los siguientes medios:
- Enviando un correo electrónico a [email protected]
- Por escrito al Comité de Ética, the Ethics Committee, c/o The Chief Legal Officer, Colt, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, Londres, EC2A 3EH
Contacto con el Comité de Gobernanza de DCS
Puede ponerse en contacto con el Comité de Gobernanza de DCS:
- Por correo electrónico: [email protected]
- Por escrito a: DCS Governance Committee, c/o The General Counsel, DCS, Colt Data Centre Services, 20 Great Eastern Street, Londres, EC2A 3EH
Si su asunto está relacionado con Colt Technology Services (Colt Core) o Lumen EMEA (Colt Neo), póngase en contacto con el Comité de Ética. Si su asunto está relacionado con Data Centre Services Business, póngase en contacto con el Comité de Gobernanza de DCS.
Si tiene dudas sobre a qué Comité debe dirigirse, póngase en contacto con el Comité de Ética.
Pueden ponerse en contacto con el Comité o con la Línea de Ética Empresarial tanto empleados actuales como exempleados, proveedores, contratistas, pasantes, directivos y las personas que faciliten o estén relacionadas con el informador.
Formularios de aprobación previa de obsequios e invitaciones
Se requiere que los empleados presenten los Formularios de Regalos e Invitaciones en el Portal IT Service Now cuando soliciten la aprobación previa de los miembros del Comité, antes de dar o recibir regalos o invitaciones, de acuerdo con el Código de Conducta (o declarándolo al tiempo de recibir el regalo o la invitación). Debe solicitarse la aprobación antes de cualquier invitación.
Si su regalo o invitación implica tanto a empleados de Colt Core como del DCS, deberá obtenerse la aprobación tanto del Comité de Ética como del Comité de Gobernanza del DCS.
Cómo contactar con la Línea de Ética Empresarial de Colt
La Línea de Atención de Ética Empresarial es un servicio confidencial para que presente cualquier inquietud que pueda tener en relación con infracciones del Código.
La Línea de Atención de Ética Empresarial es atendida por Safecall (que es independiente de Colt). La llamada es gratuita y está disponible 24 horas al día, 7 días por semana, para que el personal de Colt[1] y los terceros comuniquen cualquier inquietud de forma confidencial.
Los informes deben ser fiables y precisos y efectuarse de buena fe. En la mayoría de países en los que Colt está presente puede realizar informes anónimos si lo desea. En algunos países, los informes anónimos no están permitidos, por lo que deberá comunicar su nombre a la línea de atención sobre cuestiones de ética empresarial, aunque esta información se mantendrá en absoluta confidencialidad.
Puede presentar un reporte en línea en www.safecall.co.uk/report o llamando a los siguientes números de teléfono gratuitos:
[1] Los empleados de Colt Core, DCS y Colt Neo pueden informar a través de la Línea de Atención de Ética Empresarial.
| Austria | 00 800 7233 2255 |
| Belgium | 00 800 7233 2255 |
| China | 10800 7440605 (Unicom/Netcom) |
| 10800 4400682 (Telecom) | |
| China (Dalian) | 4008 833 405* |
| Denmark | 00 800 72332255 |
| France | 00 800 72332255 |
| Germany | 00 800 72332255 |
| Greece | 00 800 4414 1966 |
| Hong Kong | 3077 5524 |
| India | 000 800 4401256 |
| Ireland | 1800 812740 |
| Italy | 00 800 72332255 |
| Japan | 0120 921067 |
| Luxembourg | 800 28502 |
| Netherlands | 00 800 72332255 |
| Poland | 00 800 72332255 |
| Portugal | 00 800 72332255 |
| Romania | 0372 741 942 |
| Singapore | 800 448 1773 |
| South Korea | 001 800 7233 2255 (Korea Telecom) |
| 002 800 7233 2255 (DACOM) | |
| Spain | 00 800 72332255 |
| Turkey | 00 800 4488 20729 |
| UK | 0800 9151571 |
| USA | 1 866 901 3295 |
*Se cargarán las tarifas locales al hacer la llamada.
Este Código de Conducta Empresarial es propiedad del Presidente del Comité de Ética.
