Code de conduite

La manière dont nous exerçons nos activités

Legal
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Introduction:

Agir comme il se doit

Colt jouit d'une excellente réputation auprès de ses clients, employés, actionnaires et partenaires commerciaux. Chacun d'entre nous doit contribuer à maintenir et d’améliorer notre réputation et ce code de conduite des affaires (Code de Conduite) vous aide à comprendre votre rôle dans le respect des normes élevées de conduite que Colt s'est engagé à respecter Notre succès dépend de la conformité : chez Colt, il est essentiel d’agir comme il se doit.

1. Présentation générale

Colt s'engage à se conformer aux normes légales et éthiques les plus strictes. Notre entreprise ne se contente pas de seulement se conformer aux lois, nous cherchons également à inculquer les valeurs d’éthique professionnelle et à les appliquer partout où la société exerce ses activités. Ces principes et ces valeurs font partie intégrante de notre culture d’entreprise. 

Tout(e) employé(e) de Colt ou toute personne agissant en notre nom a la responsabilité de respecter toutes les lois, codes et règlements, et sanctions applicables, y compris les normes de conduite et de politesse communément reconnues et acceptées dans la conduite des affaires. Il est impératif que notre conduite montre le meilleur exemple possible, et ce en toute circonstance et même tout ce qui pourrait laisser supposer à tort que nous avons commis un acte répréhensible doit être évité. Tous les employés de Colt et les personnes agissant pour Colt doivent se comporter de manière irréprochable et faire preuve d'honnêteté, d'intégrité, de responsabilité personnelle et de professionnalisme dans leurs relations avec les clients, les fournisseurs, les autorités de régulations et les autres parties prenantes en toutes circonstances.

Les comportements pouvant nuire à la réputation de Colt sont interdits. Colt se réserve le droit de prendre toute mesure jugée appropriée dans les situations suivantes :

  • lorsque le comportement ou les actions de l'employé(e) en dehors des heures de bureau (y compris en dehors des locaux de Colt) ont pour conséquence de gravement discréditer la réputation de Colt ou peuvent matériellement nuire aux intérêts de Colt ;
  • lorsque le comportement ou les actions de l’employé(e) lors de la conduite des affaires (y compris en dehors des locaux de Colt) ont pour conséquence de créer un environnement hostile ou intimidant pendant les heures de travail ;
  • -lorsque le comportement ou les actions de l’employé(e) ont pour conséquence d’avoir un effet défavorable sur sa capacité à remplir les fonctions normales de son emploi ;
  • toute conduite interdite par la loi (ex : l’utilisation de substances illicites).

2. Lutte contre la corruption – interdiction d’offrir ou de recevoir des rétro-commissions, pots-de-vin et dessous-de-table

Tous les employés de Colt doivent se conformer aux lois et règlements nationaux et internationaux en matière de prévention et lutte contre la corruption et éviter toute forme de corruption.

Lorsque la règle mise en place par Colt est plus stricte que la législation locale, le standard Colt s'appliquera toujours. Les employés ne doivent pas directement ou indirectement offrir ou accepter, des rétro-commissions, des pots-de-vin, des dessous-de-table ou des paiements en espèces ou tout autre don de valeur afin obtenir un avantage ou un bénéfice inapproprié, comme par exemple remporter un contrat ou tout avantage commercial, obtenir des informations, d'accélérer ou d'influencer l'octroi d'une autorisation réglementaire (par exemple, un permis de construire), d'initiés ou influencer les appels d'offres.

« Tout autre don de valeur » peut inclure un objet, une faveur, un service, de l'argent ou un équivalent en espèces, un évènement, un cadeau, un bien ou toute autre chose. Même si le paiement considéré comme prohibé est exigé par un agent de la fonction publique, il ne doit pas être effectué.

Voici quelques exemples (liste non-exhaustive) de scénarios pour lesquels il pourrait y avoir un risque de corruption et auxquels un employé de Colt pourrait être confronté :

  • une demande de contribution à un parti politique ou à une organisation caritative préférée d’un fonctionnaire ou d'un partenaire commercial, (offre indirecte d’un équivalent en espèces),
  • une offre d'emploi ou de stage à un proche d'un fonctionnaire ou d'un partenaire commercial (offre indirecte de quelque chose de valeur),
  • une invitation à un séjour tous frais payés ou à un événement sportif majeur (acceptation directe d'un cadeau ou d'une activité),
  • un évènement pendant les négociations de contrat, même si le coût est compris dans le budget (acceptation directe d’une activité), ou
  • les actions menées par des tiers qui agissent en tant qu'intermédiaires y compris les demandes de prépaiement sans justification et les factures (offre indirecte).

Il est strictement interdit aux employés, agents, fournisseurs et autres intermédiaires de Colt de verser des paiements de facilitation (c'est-à-dire des paiements qui accélèrent, plutôt qu'ils n'influencent, un résultat, par exemple le passage en douane de marchandises, la délivrance d'un permis de construire ou d'une autorisation réglementaire). Colt ne demande jamais de paiement anticipé dans le seul but d'accélérer la fourniture ou la prestation de services.

Tout manquement réel ou suspecté de la part d'employés, de fournisseurs, d'agents ou de toute personne prétendant agir au nom de Colt doit être signalé immédiatement: comment faire un signalement. Le fait de ne pas signaler une infraction au présent Code de Conduite des affaires constitue une violation de celui-ci et peut faire l'objet d'une procédure disciplinaire.

3. Lutte contre la fraude, l’évasion fiscale et le blanchiment d’argent

Toute participation avec des intermédiaires impliqués dans une action frauduleuse, une évasion fiscale ou un blanchiment d'argent est strictement interdite.

  • La fraude est l’ensemble des agissements trompeurs utilisés pour obtenir un avantage injuste ou le consentement d’un tiers (par exemple : falsifier les biens ou services reçus sur une facture fournisseur).
  • Le blanchiment d'argent est le fait d’utiliser le produit d'activité criminelle et de le faire apparaître comme légal.
  • L'évasion fiscale est l'utilisation de méthodes illégales pour payer moins d'impôts ou pas d'impôt du tout.

Il est de notre devoir de veiller à ce que Colt respecte l’ensemble des règles, procédures, systèmes et contrôles requis par la réglementation de l’Union Européenne et locale en matière de prévention contre la fraude et de prévention contre l'évasion fiscale et le blanchiment d'argent. Toute suspicion d'activité frauduleuse, d'évasion fiscale ou de blanchiment d'argent, que ce soit par un employé de Colt ou un intermédiaire, doit être immédiatement signalée.

4. Marques d'hospitalité et cadeaux

Colt n'empêche pas les employés de distribuer ou de recevoir des cadeaux de valeur modeste ni des marques d’hospitalité dans des limites raisonnables et en lien avec notre activité (dîner, participation à des événements sociaux, etc.), sous réserve que les règles suivantes soient respectées :

  • Vous ne devez pas accepter des marques d’hospitalité, des cadeaux ou des services qui pourraient laisser croire à la personne les offrant qu’il pourra en tirer un bénéfice quelconque, directement ou indirectement. Vous ne devez pas offrir des marques d’hospitalité, des cadeaux ou des services, directement ou indirectement et qui pourraient laisser croire au destinataire que Colt en tire quelque bénéfice.
  • Les cadeaux et divertissements inappropriés sont strictement interdits (thèmes adultes, visites dans des casinos, etc.). Des cadeaux ou une marque d'hospitalité uniques, inhabituels, fréquents ou luxueux peuvent soulever des questions quant à leur caractère inapproprié. Par exemple, des billets pour assister à la finale ou à la demi-finale d'un événement sportif très prisé.

Marques d’hospitalité

Les marques d'hospitalité ne doivent pas dépasser les montants suivants en euros (ou l'équivalent dans la devise locale) :
Hong Kong, South Korea, Japan, USA €150 €0
India €50 €0
All other Colt countries €150 €50

Toute marque d'hospitalité dépassant ces plafonds doit être approuvée au préalable par le Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance de DCS.

Les marques d'hospitalité dépassant ces plafonds nécessitent l'approbation préalable du responsable/du propriétaire du centre de coûts ou de tout autre approbateur désigné dans le cadre de la Matrice des autorités de Colt.

Remarque :

  • Vous ne devez pas offrir ou accepter de marques d'hospitalité lorsque des négociations contractuelles sont en cours.
  • Les rafraîchissements simples (thé, café, collation légère) servis lors de réunions d'affaires avec des tiers du secteur privé ou public ne sont pas considérés comme des marques d'hospitalité et ne nécessitent pas d'approbation au titre de la présente politique.
  • La personne qui offre une marque d'hospitalité doit assister à l'événement avec le bénéficiaire et l'objectif principal de sa présence doit être de discuter d'affaires ou d'établir une relation d'affaires. Si vous offrez ou acceptez l'hospitalité mais n'assistez pas à l'événement, la transaction est considérée comme un cadeau et est soumise aux plafonds de cadeaux ci-dessous.
  • La revente de billets est expressément interdite.
  • Il est peu probable que le Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance de DCS approuve au préalable les événements sportifs de grande envergure dont la valeur est excessive.
  • La règle en matière de Marques d'hospitalité et cadeaux rapprochés ci-dessous s'applique.

Cadeaux

Les cadeaux ne doivent pas dépasser les plafonds suivants en euros (ou l'équivalent dans la devise locale) :
Hong Kong, South Korea, USA €150 €0
Japan €150, or for gifts of flowers to corporations (not individuals) to celebrate significant events: €450 €0
India €50 €0
All other Colt countries €150 €50

Tout cadeau dépassant ces plafonds doit être approuvé au préalable par le Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance de DCS.

Les cadeaux dépassant ces plafonds nécessitent l'approbation préalable du responsable/du propriétaire du centre de coûts ou de tout autre approbateur désigné dans le cadre de la Matrice des autorités de Colt.

Quelle qu'en soit la valeur, vous ne devez pas vous livrer à l'une des activités suivantes en tant qu’employé de Colt :

  • Offrir ou accepter des cadeaux alors que des négociations contractuelles sont en cours.
  • Donner ou recevoir des espèces, des cadeaux équivalents à des espèces (par exemple, des bons), des chèques ou d'autres fonds négociables.
  • Solliciter un cadeau, une faveur ou toute autre forme de traitement préférentiel.
  • Emprunter ou prêter de l'argent (autrement qu'auprès d'une entité dont l'activité principale consiste à prêter, à des conditions normales généralement disponibles).

Lorsque vous décidez d'offrir ou de recevoir un cadeau, demandez-vous si la divulgation de tous les détails du cadeau pourrait nuire à l'intégrité ou à la réputation de Colt de quelque manière que ce soit. Veuillez noter que la règle de succession rapprochée s'applique aux cadeaux.

Marques d'hospitalité et cadeaux rapprochés

Si des marques d'hospitalité ou des cadeaux sont offerts ou reçus par le même client/fournisseur dans de manière très rapprochée (dans un délai de trois mois), la valeur collective donnée ou reçue au cours de la période de trois mois sera examinée par le Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance de DCS. Si la valeur cumulée dépasse les plafonds, les demandes d'approbation peuvent être refusées.

Toute question relative à la valeur, à l'approbation préalable ou à l'admissibilité des cadeaux ou des marques d'hospitalité doit être signalée à Colt comité.

5. Conflit d’intérêt

Colt exige de ses employés une loyauté indéfectible envers l'entreprise. En contrepartie, Colt s'engage à témoigner loyauté et soutien à ses employés. Les employés ne doivent pas exercer des activités commerciales qui entraînent ou seraient susceptibles d'entraîner un conflit avec les intérêts de la société. Dans le cas où un conflit d'intérêts surviendrait ou semblerait exister, malgré tous les efforts déployés pour l'éviter, il est impératif que le conflit soit rapidement remonté à votre responsable et au Comité d'éthique ou au Comité de gouvernance de DCS.

Pour faciliter le processus de divulgation, veuillez-vous référer à la déclaration telle qu'elle figure sur le lien suivant: Conflits d'intérêts_ Formulaire de déclaration de l'employé. Veuillez remplir la déclaration et en envoyer une copie par e-mail à votre responsable et au service local des ressources humaines.

Les conflits d'intérêts prennent de nombreuses formes. Les exemples suivants constituent une liste non exhaustive des conflits d'intérêts à éviter absolument :

Acquérir ou conserver tout intérêt financier dans les activités d'un client, fournisseur ou concurrent de Colt. Posséder des titres cotés en Bourse est cependant autorisé, à condition qu'ils ne vous permettent pas d'exercer une influence ou un contrôle sur la gestion de l'entreprise.

Superviser, examiner ou influencer l'évaluation professionnelle, l'embauche, le salaire ou les avantages de tout membre de sa famille chez Colt ou chez tout fournisseur ou client de Colt. Cela ne signifie pas pour autant que les employés ne sont pas autorisés à recommander la candidature de membres de leur famille à des postes chez Colt.

Toute activité en concurrence avec Colt ou tirant un avantage personnel d'une relation avec un tiers qui fait ou essaie de faire des affaires avec Colt.

Recevoir personnellement de l'argent, des remises spéciales ou des cadeaux de tout client ou fournisseur de Colt, qui pourrait penser en tirer en avantage quelconque en contrepartie.

Utiliser le temps ou les ressources de Colt pour son bénéfice personnel ;

Emploi secondaire

Un employé de Colt qui souhaite également travailler en tant qu'employé ou consultant pour une autre entreprise doit demander l'autorisation préalable des Ressources Humaine (RH) et de son responsable, avec soumission de la déclaration accessible ici, afin de s'assurer qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts et qu'il ne réduit pas sa capacité à remplir son rôle au sein de Colt. Si un conflit survient ou s'il existe un risque pour l'accomplissement du rôle de Colt, l'employé ne doit pas poursuivre l’emploi secondaire en dehors de Colt. Toute question relative à un emploi secondaire potentiel ou actuel doit être portée à la connaissance des RH.

Entreprise individuelle / entreprise en partenariat

Un salarié qui gère ou souhaite créer une entreprise individuelle ou une entreprise en partenariat doit obtenir l'autorisation préalable des RH et de son responsable, avec soumission de la déclaration accessible ici. L'entreprise individuelle ou l’entreprise en partenariat ne doit pas interférer ou entrer en conflit avec les obligations de l'employé envers Colt. Toutefois, si un conflit survient, l'employé doit en informer les RH et son responsable.

Postes d'administrateur externes

Un employé qui occupe ou souhaite occuper un poste d'administrateur externe doit demander l'autorisation préalable des RH et de son responsable, avec soumission de la déclaration accessible ici, pour s'assurer qu'il évite tout conflit et que le poste d'administrateur en question n'interfère pas avec les obligations de l'employé envers Colt. Si un conflit survient, l'employé doit informer les RH et démissionner immédiatement ou ne pas poursuivre son activité d’administrateur externe. Tout employé soumis à une vérification avancée de ses antécédents fera automatiquement l'objet d'une vérification des mandats d'administrateur, qui mettra en évidence tout mandat d'administrateur en cours.

6. Concurrence loyale

Colt prône la concurrence dynamique et néanmoins loyale, et soutient les propositions de lois appropriées en matière de concurrence.

Nombre de pays interdisent toute collaboration avec les concurrents ou leurs représentants, ainsi que les activités qui ont vocation à freiner la concurrence. Toute participation à ces pratiques est passible de sanctions pénales aussi bien pour vous que pour Colt.

Voici quelques exemples de pratiques interdites par la loi :

  • Convenir avec un concurrent de toutes conditions de vente (par exemple : remises, prix, conditions de crédit, etc.), fixer les niveaux de production, se répartir les clients ou les territoires ou boycotter un client.
  • Discuter ou tenter d'influencer les clients au regard des prix de revente.

Les lois sur la concurrence peuvent être enfreintes lors de conversations ou par un comportement qui peut paraître anodin. C’est par exemple le cas, si le comportement ou la déclaration inappropriée :

  • a été faite lors d'une rencontre ou d’un évènement. Remarque : si ces comportements ou commentaires ont eu lieu lors d'une réunion d'affaires ou non, dans un cadre formel ou non ;
  • a été faite à l’occasion d’une plaisanterie ou remarque faite à la légère ;
  • a été faite par un employé junior ou un nouvel employé. Remarque : l'ancienneté de la personne faisant la déclaration étant sans importance

Si vous êtes le destinataire d'une déclaration suggérant une collaboration ou une collusion et que vous restez silencieux, ou que vous ne prenez aucune mesure explicite pour vous distancer, vous et Colt, de toute suggestion de collaboration ou de collusion faite par une autre partie, cela sera considéré comme impliquant votre consentement et pourrait donc exposer Colt et vous-même à des violations des lois sur la concurrence et à des sanctions pénales.

Si vous soupçonnez qu'un(e) employé(e) de Colt a fait une déclaration suggérant une collaboration ou collusion avec un concurrent ou son représentant, ou si un(e) employé(e) ou un représentant d'un concurrent fait une telle suggestion à vous ou à un(e) autre employé(e) de Colt, veuillez contacter immédiatement le Comité d’éthique de l’entreprise ou le Comité de gouvernance de DCS.

7. Confidentialité

Les fonctions que vous occupez peuvent vous amener à entrer en possession d'informations confidentielles. Ces informations ne doivent ni être partagées avec des tiers, ni être exploitées à des fins personnelles.

Vous ne pouvez pas négocier des titres sur la base d'informations privilégiées que vous avez reçues. Les informations confidentielles comprennent les informations client, les informations fournisseur, la connaissance de plans commerciaux ou de prévisions, les programmes de vente ou campagnes marketing, les listes de clients, les mesures ou stratégies juridiques ou réglementaires importantes, le lancement de nouveaux produits ou l'évolution des prix, les changements de direction, les dessaisissements ou les fusions/acquisitions.

8. Utilisation appropriée des ressources de la société et des ressources électroniques

Toutes les ressources électroniques de la société sont considérées comme des biens appartenant à Colt. Vous êtes tenu d'utiliser ces ressources de manière responsable. Bien qu'une utilisation occasionnelle de ces biens à des fins personnelles soit tolérée sous réserve qu'elle ne nuise pas à la conduite des activités de Colt, une application fautive ou une perte de ces biens est interdite et passible de sanctions pénales.

  • Vous devez protéger vos propres mots de passe, et vous ne devez en aucun cas accéder à des documents en empruntant l'identifiant d'un collègue.
  • À moins d'y être autorisé, il vous est interdit de modifier des documents ou logiciels et les logiciels que vous utilisez doivent toujours provenir de fournisseurs agréés par la société.
  • Seules les personnes autorisées ont le droit d'installer des logiciels.
  • Il vous est interdit d'utiliser les biens de Colt pour accéder à des sites web inappropriés en particulier des sites pornographiques, des sites qui encouragent le terrorisme ou d'autres activités criminelles, contraires à l'éthique ou qui vont à l'encontre des valeurs de Colt.

Dans la plupart des pays, les conseils ci-dessus viendront compléter d'autres recommandations concernant l'utilisation de ressources électroniques et autres biens de la société.

Pour plus de détails, veuillez-vous référer à la section Risk Management sur l’intranet.

9. Protection des données

Le Règlement Européen sur la Protection des Données (« RGPD »), les directives de l'UE et les lois locales assurent la protection, le transfert, le stockage et l'accès aux données personnelles des clients, des employés, des contacts et des autres individus.

Afin de vous conformer à ces dispositions, vous devez vous familiariser avec notre procédure relative à la protection des données (« Data Protection and Compliance Policy ») et toute autre procédure qui y est relative. Le cas échéant, des informations et des procédures spécifiques à votre fonction vous ont été transmises. Colt ne traitera vos données à caractère personnel qu'aux fins autorisées par la loi applicable. Le traitement de vos données à caractère personnel par Colt aux fins décrites ci-après est fondé sur votre consentement explicite ou sur la nécessité de traiter vos données à caractère personnel aux fins de nos intérêts légitimes, conformément à l'article 9, 2., (a) et (f) du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (" RGPD ").

Règles d'entreprise contraignantes

Les règles d'entreprise contraignantes (« Binding Corporate Rules” ou "BCR") sont une certification décernée par le Comité Européen de la Protection des Données ("European Data Protection Board " ou "EDPB") qui démontre que le programme de confidentialité de Colt est conforme au Règlement général sur la protection des données ("RGPD") dans le monde entier. Les BCR permettent des transferts sûrs de données personnelles en dehors de l'UE. Cette certification est reconnue au niveau mondial et doit être appliquée par chaque membre du groupe Colt, par conséquent le respect des BCR par tous les employés de Colt est essentiel.

10. Durabilité environnementale

L'approche environnementale de Colt s'articule autour de notre Déclaration d'Engagement en matière de Durabilité Environnementale (Environmental Sustainability Commitment Statement) et se caractérise par une approche globale visant à réduire nos émissions de portée 1, 2 et 3, à minimiser les déchets que nous produisons et à intégrer des pratiques d'économie circulaire dans la manière dont nous fournissons nos produits et nos services.

Notre Rapport sur le Développement Durable (Sustainability Report) comprend des données environnementales sur les performances en matière de développement durable, des objectifs de réduction des émissions de gaz à effet de serre et des initiatives clés que nous mettons en œuvre pour minimiser notre impact. Tous les employés sont tenus de suivre une formation annuelle obligatoire sur l'environnement afin d'améliorer leurs connaissances sur ce sujet important et de contribuer à l'intégration de notre stratégie environnementale dans l'ensemble de l'entreprise.

Colt s'engage à publier les informations non financières. Pour ce faire, nous alignons nos rapports sur les normes internationales de reporting non financier, telles que les normes de la Global Reporting Initiative (GRI), ainsi que sur les directives applicables dans les juridictions où le reporting non financier est obligatoire. Tous les rapports non financiers de Colt sont vérifiés par des organismes de vérification indépendants afin de garantir leur exactitude et leur conformité aux meilleures pratiques ESG.

11. Relations avec les gouvernements, les médias et les investisseurs

Colt s'efforce d'établir des relations durables et à long terme avec les agences gouvernementales nationales et locales, les médias et les investisseurs et a mis en place des processus pour gérer ces relations.

Si vous êtes contacté par un représentant d'une agence gouvernementale qui réclame un entretien, des documents ou des informations, vous devez immédiatement le signaler au représentant de pays ou au conseiller juridique responsable de votre division.

Sauf si vous êtes expressément autorisé à vous entretenir avec les médias ou les investisseurs, vous devez signaler toute sollicitation de la part des médias ou des investisseurs au représentant de pays ou au directeur de la communication d'entreprise.

Veuillez-vous référer aux procédures afférant aux médias et au bon usage des réseaux sociaux (‘Media Relations Policy and Social Media Policy’): http://connect.internal.colt.net/2017/05/find-out-social-media-policy/.

12. Intégrité des transactions et exactitude des livres et registres

L'intégrité de Colt dépend de la légitimité de ses transactions et de ses engagements commerciaux, qui doivent avoir être approuvés de façon appropriée et doivent être correctement documentés.

Tous les documents comptables, dossiers des employés, demandes de remboursement de frais des employés, formulaires de candidature et autres livres et registres d'entreprise doivent refléter précisément et équitablement toutes les transactions auxquelles ils se rapportent. Tous les employés de Colt sont responsables de s'assurer qu'ils ont obtenu l'autorisation adéquate pour chaque transaction et doivent la documenter. Tous les employés doivent s’assurer que les reçus, débours, écritures de journaux et registres similaires sont exacts. Ces documents doivent énoncer en toute lettre la raison et l'objectif de chaque transaction et être gardés en lieu sûr afin de se conformer à la procédure de rétention et de destruction des documents (« Document Retention and Destruction Policy »). Il vous est interdit de passer des écritures fausses ou fictives dans l'un des livres ou registres de Colt ou de l'une de ses sociétés apparentées ou filiales.

Aucun paiement pour le compte d'une entité ne saurait être consenti ou effectué s'il est entendu, de manière explicite ou non, qu'une partie dudit paiement doive être utilisée à toute autre fin que celle décrite dans les documents de justification qui l'accompagnent. Ainsi, tout accord encadrant le recrutement d'un agent commercial, d'un consultant ou d'un promoteur, ou encadrant le paiement d'une commission, doit se fonder sur une documentation qui reflète avec précision la véritable nature de l'accord conclu. Les politiques applicables à la rétention d'agents et autres intervenants tiers sont présentées ci-dessous.

Voici quelques exemples de transactions qui iraient à l'encontre du Code de Conduite :

  • Des paiements falsifiés ou non enregistrés dans les livres comptables de la société.
  • Des demandes de remboursement de frais qui n'ont pas été engagés dans le cadre des activités commerciales de Colt ou qui ne relèvent pas des politiques ou procédures de paiement de tels frais.
  • Des paiements effectués à l'aide de factures antidatées ou modifiées
  • Toute transaction dont les factures ne présentent pas le véritable prix d'achat ou de vente de la transaction.
  • L'ouverture ou le maintien d'un compte bancaire pour Colt à un autre nom que celui de la société.

13. Fonds secrets

Colt ne créera ou ne gérera pas de fonds ou actifs secrets ou non déclarés.

Tout(e) employé(e) ayant connaissance de l'existence d'un fond ou d'un actif secret ou non déclaré doit immédiatement en faire part au Comité d’éthique de Colt ou au Comité de gouvernance de DCS : comment faire un signalement.

14. Employés

Colt s'engage à attirer et retenir les meilleurs employés en s'appuyant sur des critères d'aptitude et de mérite ainsi qu’à maximiser autant que possible chaque occasion de partager la réussite de ses employés.

Colt s'engage au développement de son personnel et propose donc un certain nombre de cours de formation et d'opportunités pour permettre à tous les employés de le faire. Par le biais de ses systèmes d'informations et processus de conseil internes, Colt veille à assurer de l’efficacité des communications avec l'ensemble de son personnel. Colt s'attache à promouvoir une culture d'ouverture et d'honnêteté, dans laquelle chacun a le devoir de traiter son prochain convenablement, avec respect et considération en toutes circonstances. Le bien-être des employés est important pour les employés actuels et futurs de Colt, et Colt met à leur disposition un certain nombre d'initiatives et d'outils pour protéger leur bien-être mental et physique.

Colt adopte une approche holistique de l'accessibilité, à savoir la possibilité pour les personnes en situation de handicap d'accéder à toutes les informations et opportunités, ainsi qu'aux espaces physiques et numériques, sans que cela ne nécessite de temps ou d'efforts supplémentaires superflus. Colt veille au respect des normes d'accessibilité et s'efforce d'améliorer en permanence l'accessibilité de ses produits et services.

Colt fait tout son possible pour être une entreprise respecteuse et engagée dans toutes les communautés au sein desquelles elle opère et entretient divers liens locaux avec des organisations caritatives. Colt encourage activement ses employés à participer à cette initiative et leur offre chaque année des journées de bénévolat qu'ils peuvent mettre à profit pour participer à des événements caritatifs ou à des projets locaux.

Colt ne tolère aucune forme de harcèlement ou d'intimidation. Le harcèlement sexuel et le harcèlement fondé sur la race, les convictions religieuses ou l'orientation sexuelle d'une personne sont inacceptables. Outre le fait que ces formes de harcèlement sont illégales dans la plupart des pays où Colt mène ses activités, un tel harcèlement a un effet déstabilisateur et est contraire aux valeurs de Colt. La discrimination pour des raisons d’âge, de handicap, de sexe, de statut matrimonial, de grossesse/maternité, de race, de genre, d'orientation sexuelle, d’expression de genre ou d’entité sexuelle, de convictions religieuses est inacceptable. Toute violation de ce principe donnera lieu à des mesures disciplinaires qui pourront aller jusqu'au licenciement. Les incidents de harcèlement ou de discrimination doivent être signalés à votre responsable des ressources humaines local.

Les éléments suivants sont quelques exemples de ce qui pourrait être perçu comme un comportement inacceptable et que vous devez éviter :

  • Contact physique non désiré, intrusion intempestive et harcèlement
  • Remarques importunes sur l'âge d’une personne, la manière de s’habiller, l'apparence, l’origine ethnique ou le statut marital
  • Envoi de sms ou courriels indésirables avec ou sans pièce jointe
  • Raconter ou faire circuler des blagues déplacées, des calomnies, répandre des rumeurs malveillantes
  • Pression inappropriée pour participer à des groupes politiques / religieux
  • Faire des remarques offensives, insultantes, abusives ou utiliser un langage offensant
  • Tous les abus de pouvoir, y compris les critiques injustifiées et persistantes
  • Menaces de violence verbale ou physique ou un comportement agressif
  • Rétention délibérée de connaissances ou d'informations (sans raison valable)
  • Sabotage délibéré (ou entrave) de performance au travail
  • Fixer des objectifs irréalistes ou des délais impossibles, ou la sous-évaluation constante des efforts réalisés (sans raison valable)
  • Ridiculiser le travail des autres, leurs idées, leurs opinions, leur apparence ou comportement
  • Isolement délibéré des autres ou ignorer volontairement des individus
  • Ne pas coopérer afin de rendre quelqu'un mal à l'aise

La discrimination fondée sur l'âge, le handicap, le sexe, l'état civil, la grossesse/maternité, la race, les convictions religieuses ou autres ou l'orientation sexuelle n'est pas acceptable. Toute violation de cette politique entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement, le cas échéant. Colt dispose d'une procédure de réclamation efficace dans tous les pays où nous opérons, afin de garantir que les principes sont respectés par tous. Les cas de harcèlement ou de discrimination doivent être signalés à votre responsable local des RH.

Droits au travail

Colt s'engage à respecter les droits humains fondamentaux exposés dans les huit conventions publiées en 1998 par l'Organisation Internationale du Travail (« OIT ») et exige que tous ses employés se conforment à tous les principes fondamentaux de l'OIT aussi bien dans leur conduite que dans l'exercice de leurs fonctions.

Ces conventions couvrent les domaines suivants :

  • la liberté d'association et la reconnaissance effective du droit à la négociation collective
  • l'élimination de toute forme de travail forcé ou obligatoire
  • l'abolition effective du travail des enfants
  • l'élimination de la discrimination en matière d'emploi et de profession

Par ailleurs, Colt est déterminé à s’assurer que la société, et ses fournisseurs :

  • Offrent un environnement de travail sûr et sain à leur personnel et leurs sous-traitants
  • S’assurent que tous leurs employés et tous les employés de leurs sous-traitants travaillent de manière légale dans le pays où les services sont fournis
  • S'engagent à respecter des pratiques professionnelles équitables, notamment la liberté pour les employés d’appartenir à un syndicat de leur choix, le paiement d’une rémunération au moins égale au salaire minimum en vigueur si une telle règlementation existe ou une rémunération décente dans le cas où il n’existerait de minimum légal en matière de salaire
  • Fournissent un mécanisme d’alerte et de recueil des signalements, confidentiel et sécurisé, permettant aux employés de soulever des griefs

Colt s'engage à veiller à ce que ses propres activités et celles de ses fournisseurs interdisent le recours à l'esclavage, au travail forcé ou à la servitude pour dettes et au travail des enfants. Particulièrement, les fournisseurs de Colt devront s’assurer qu’aucune forme d’esclavage et de traite de personnes ne soit pratiquée à quelque niveau ou étape que ce soit dans leur entreprise ou dans leur chaîne d'approvisionnement. Colt s’engage à fournir une déclaration en ce sens si cette formalité était requise en vertu de la Loi sur l'esclavage moderne.

Créer un environnement de travail sûr

Vous avez pour obligation d'effectuer votre travail dans le respect des règles de sécurité et de ne nuire en aucun cas aux autres ou à vous-même. Toutes les situations potentiellement dangereuses pour la sécurité ou la santé peuvent être signalées à l'équipe en charge de ces questions par le biais du système de rapport d'incident du portail Santé et sécurité disponible sur l'intranet. Vous êtes tenu de vous conformer à l'ensemble des réglementations applicables en matière de santé, de sécurité et d'environnement. Ces réglementations varient d'un pays à l'autre ; vous devez vous familiariser sur les règlements applicables et les respecter.

15. Fournisseurs

L'objectif de Colt est d'établir des relations à long terme avec ses fournisseurs. Colt dispose de critères clairs et spécifiques pour sélectionner ses fournisseurs sur une base inclusive et non discriminatoire et selon des critères objectifs.

Nous intégrons des critères de développement durable dans le processus de sélection (par le biais de notre système de gestion des risques liés aux fournisseurs et de notre système de notation des appels d'offres), ainsi que dans l'intégration et la gestion continue de nos fournisseurs. Notre code de conduite des fournisseurs et notre Politique d'approvisionnement durable définissent les normes de gouvernance d'entreprise et les efforts de développement durable que nous attendons de la part de nos fournisseurs. De plus amples informations sur le développement durable sont disponibles dans le Rapport sur le Développement Durable de Colt.

16. Personnes agissant pour le compte de Colt

Les employés désignent occasionnellement des tiers (mandataires, représentants commerciaux, consultants, etc.) pour agir au nom de Colt.

Tout employé impliqué dans la rétention d'un tiers est tenu de s'assurer que les mesures de protection appropriées ont été mises en place afin de veiller à ce que ledit tiers se conforme au présent Code de Conduite ainsi qu'à l'ensemble des lois applicables. Tous les contrats passés avec des tiers doivent être vérifiés et approuvés au préalable par le conseiller juridique compétent de Colt.

17. Financement des partis politiques

Aucune entité commerciale, entité ou employé de Colt n'est autorisé(e) à verser des fonds appartenant à Colt ou à fournir des installations ou services de Colt à tout parti politique, ou à toute personne titulaire d'une charge publique ou à un candidat à une telle charge, ou en faveur de toute campagne ou référendum, mis à part s'il/si elle y est autorisé(e) au préalable et par écrit par le conseil d'administration de Colt Group Holdings Limited.

18. Signaler une conduite prohibée

Vous ne devez pas agir de manière contraire à la politique de l'entreprise, et n'êtes pas autorisé à inciter un autre employé ou une autre personne agissant pour le compte de Colt à commettre une infraction.

Par ailleurs, si vous soupçonnez une conduite ou une transaction contraire au présent Code de Conduite ou si vous en avez connaissance, vous devez en informer immédiatement votre supérieur hiérarchique ainsi que le Comité d'éthique de l'entreprise ou le Comité de gouvernance du DSC et/ou la ligne éthique de Colt.

Tout défaut de signalement d'une violation connue peut vous exposer à une sanction disciplinaire. Toutes les déclarations doivent être honnêtes, exactes et faites de bonne foi.

Colt encourage les employés à faire part de leurs inquiétudes concernant des violations présumées ou réelles du Code de Conduite au Comité d'éthique ou du Comité de gouvernance du DSC, ou à en discuter avec leurs supérieurs hiérarchiques, dès que possible, même si vous doutez de la nature du problème : comment faire un signalement. Les personnes faisant part en toute bonne foi de leurs soupçons de violation ne pourront subir de représailles.

Toutes les déclarations des personnes signalant des conduites non conformes seront, dans la mesure du possible, traitées en toute confidentialité. L'identité de la personne faisant le signalement et des tiers impliqués dans le rapport est gardée de manière confidentielle par le Comité d'éthique, le Comité de gouvernance de DCS et les enquêteurs concernés, sur la base du besoin d'en connaître, avec un groupe limité de personnes. La seule exception à la stricte confidentialité est lorsque la divulgation est nécessaire et proportionnée dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une enquête menée par les autorités de régulation.

19. Discipline

Les violations de toutes politiques décrites dans ce Code de Conduite ou de toute autre politique applicable au sein de Colt, pourront entraîner des mesures disciplinaires.

Selon les circonstances, y compris la nature et la gravité de la violation, ces mesures disciplinaires pourront aller jusqu'au licenciement.

20. Application et conformité

Tous les employés devront confirmer qu'ils ont lu ce Code de Conduite et qu'ils acceptent de s'y conformer dans le cadre de leur travail. Ce Code de Conduite ne se substitue pas aux lois et réglementations en vigueur auxquelles il est soumis. Il est de votre responsabilité de connaître et de comprendre les dispositions du Code de Conduite.

Le responsable des ressources humaines chargé de la remise des documents d'admission doit vous soumettre ce Code de Conduite pour signature dans le cadre du processus d'intégration. Vous êtes priés de confirmer que vous avez lu, compris et sont en conformité avec le Code de Conduite et que vous êtes d'accord que, comme condition de votre emploi, vous allez respecter le Code de Conduite. L’absence de confirmation n’a pas d’influence sur l'applicabilité des dispositions du Code de Conduite.

En cas de doute sur l'interprétation du présent code ou de son applicabilité, veuillez contacter le Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance du DSC; comment faire un signalement. Vous pouvez également contacter ce Comité pour toute violation avérée ou suspectée de ce code ainsi que pour toute question s'y rapportant.

Le Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance du DSC  est responsable de la gestion et de l'application de ce code et tout rapport de dénonciation concernant des infractions réelles ou présumées au Code. Lorsque cela est nécessaire, le Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance du DSC de l'entreprise agit en consultation avec les autres membres de la direction et fait un signalement tous les trimestres Comitéau Comité d'audit du conseil d'administration de Colt Group Holdings Limited.

Le Président du Comité d’éthique ou le Comité de gouvernance du DSC devra notifier dans les plus brefs délais le président du Comité d’audit et le président du Conseil d’administration, des manquements allégués au Code de Conduite listés ci-après :

  • Incidents pouvant entrainer pour Colt des risques en matière de réputation, juridique, réglementaire, de conformité.
  • Incidents pouvant constituer une faute grave autorisant un licenciement pour faute, tel qu’en cas de vol ou violence.
  • Toute question pouvant avoir une incidence significative sur les états financiers.
  • Toute activité criminelle.
  • Toute allégation contre un membre de l'équipe de direction.
  • Toute allégation ou incident grave similaire.

Les membres du Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance du DSC sont joignables par e-mail, et par écrit. Des réunions locales en personne peuvent également être convoquées par les responsables du signalement pour évoquer une infraction au Code. L'ensemble des employés et personnes agissant pour le compte de Colt sont invités à contacter le Comité d'éthique ou le Comité de gouvernance du DSC à chaque fois qu'ils jugent bon de le faire.  La ligne éthique de Colt a été mise en place afin d'offrir à tous les employés et toutes les autres parties un autre moyen de signaler des incidents sous couvert d'anonymat.

21. Comment faire un signalement

Contacter le Comité d’éthique

Le Comité d’éthique d'entreprise peut être contacté de la façon suivante :

  • Par email [email protected]
  • En écrivant à Ethics Committee’, c/o Chief Legal Officer, The Company Secretary, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH

Contacter le Comité de Gouvernance de DCS

Le Comité de Gouvernance de DCS peut être contacté :

  • Par e-mail : [email protected]
  • Par écrit, à l’adresse suivante : DCS Governance Committee, c/o The General Counsel, DCS, Colt Data Centre Services, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH

Si votre question concerne Colt Technology Services (Colt Core) ou Lumen EMEA (Colt Neo), veuillez contacter le Comité d'éthique. Si votre problème concerne l'activité Data Centre Services, veuillez contacter le Comité de gouvernance de DCS.

En cas de doute sur le Comité à contacter, veuillez contacter le Comité d'éthique.

Le personnel actuel et les anciens employés de Colt, les fournisseurs, les contractants, les stagiaires, les responsables et les personnes qui facilitent le travail du responsable du signalement ou qui sont en relation avec lui peuvent contacter le Comité ou la Colt Business Ethics Line.

Formulaires d’approbation préalable des cadeaux et des marques d'hospitalité

Les employés sont tenus de soumettre le formulaire de cadeaux et d'hospitalité sur le portail IT Service Now lorsqu'ils demandent l'approbation préalable des membres du Comité d’éthique, avant de donner ou de recevoir des cadeaux ou des marques d'hospitalité conformément au Code de conduite (ou de déclarer au moment de recevoir le cadeau ou la marque d'hospitalité). L'approbation doit être demandée avant un événement d'hospitalité.

Si votre cadeau ou votre marque d'hospitalité concerne à la fois des employés de la Core et de DCS, l'approbation doit être obtenue à la fois par le Comité d'éthique et par le Comité de gouvernance de DCS.

Contacter la ligne d'assistance téléphonique de Colt (Business Ethics Line)

Le service Business Ethics Line est un service confidentiel où vous pouvez parler de vos préoccupations concernant toutes les violations du Code de Conduite.

Le service Business Ethics Line est fourni par Safecall (une organisation indépendante de Colt) et il est gratuit, confidentiel et disponible 24/7 à l’ensemble du personnel de Colt[1] et aux parties externes.

Les signalements doivent être véridiques, précis et réalisés de toute bonne foi. Dans la plupart des pays Colt, vous pouvez effectuer un signalement de manière anonyme. Dans certains pays, les signalements anonymes ne sont pas autorisés, on vous demandera alors votre nom, mais ces informations resteront hautement confidentielles.

Vous pouvez effectuer un signalement en ligne à l'adresse www.safecall.co.uk/report ou en téléphonant aux numéros gratuits suivants :

[1] Les employés de Colt Core, DCS et Colt Neo peuvent tous faire un signalement par l'intermédiaire de la Business Ethics Line.
Austria 00 800 7233 2255
Belgium 00 800 7233 2255
China 10800 7440605 (Unicom/Netcom)
10800 4400682 (Telecom)
China (Dalian) 4008 833 405*
Denmark 00 800 72332255
France 00 800 72332255
Germany 00 800 72332255
Greece 00 800 4414 1966
Hong Kong 3077 5524
India 000 800 4401256
Ireland 1800 812740
Italy 00 800 72332255
Japan 0120 921067
Luxembourg 800 28502
Netherlands 00 800 72332255
Poland 00 800 72332255
Portugal 00 800 72332255
Romania 0372 741 942
Singapore 800 448 1773
South Korea 001 800 7233 2255 (Korea Telecom)
002 800 7233 2255 (DACOM)
Spain 00 800 72332255
Turkey 00 800 4488 20729
UK 0800 9151571
USA 1 866 901 3295

*Vous serez facturé au tarif local pour passer un appel.

Ce document sur le code de conduite des affaires est la propriété du président du Comité d’éthique de l’entreprise.